Jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu pracownika po powrocie do kraju?
Ustalenie stażu pracy pracownika, który wcześniej wykonywał zatrudnienie poza granicami Polski, w praktyce nadal budzi wiele pytań. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których od prawidłowego zaliczenia zagranicznych okresów zatrudnienia zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe lub inne uprawnienia pracownicze. Błąd pracodawcy w tym zakresie może prowadzić zarówno do roszczeń pracownika, jak i do nieprawidłowości kadrowych.
Zagraniczne zatrudnienie wlicza się do stażu pracy w Polsce
Obecnie podstawę prawną stanowi art. 339 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Zgodnie z tym przepisem udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego zalicza się do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.
Oznacza to, że do stażu pracy należy wliczyć wszystkie odpowiednio udokumentowane okresy pracy wykonywanej za granicą u zagranicznego pracodawcy, niezależnie od państwa zatrudnienia oraz obywatelstwa pracownika.
Jakie dokumenty potwierdzają pracę za granicą?
Przepisy nie wskazują zamkniętego katalogu dokumentów, które mogą stanowić podstawę zaliczenia zagranicznego zatrudnienia. Nie musi to być wyłącznie świadectwo pracy.
Mogą to być także, w szczególności:
- umowa o pracę,
- zaświadczenie od zagranicznego pracodawcy,
- dokumenty płacowe,
- potwierdzenia odprowadzania składek,
- dokumenty ubezpieczeniowe,
- inne dokumenty pozwalające ustalić okres i charakter zatrudnienia.
Kluczowe jest to, aby z przedstawionej dokumentacji wynikało, że pracownik pozostawał w zatrudnieniu oraz przez jaki okres świadczył pracę. Oceny dokumentów dokonuje pracodawca, który podejmuje decyzję o zaliczeniu danego okresu do stażu pracy lub nie. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, możliwe jest żądanie dodatkowych dokumentów albo odebranie od pracownika stosownego oświadczenia.
Staż pracy a ukończona szkoła
Przy ustalaniu wymiaru urlopu należy dodatkowo uwzględnić okres nauki, zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy. Do okresu pracy wlicza się m.in.:
- zasadniczą lub inną równorzędną szkołę zawodową przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
- średnią szkołę zawodową przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
- średnią szkołę zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
- szkołę policealną – 6 lat;
- szkołę wyższą – 8 lat;
Okresy nauki nie sumują się – uwzględnia się jeden, najwyższy możliwy okres.
Kiedy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu?
Zgodnie z Kodeksem pracy:
- 20 dni urlopu przysługuje pracownikowi ze stażem krótszym niż 10 lat,
- 26 dni urlopu przysługuje pracownikowi, którego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Jeżeli więc po doliczeniu pracy za granicą oraz okresu nauki pracownik przekracza 10 lat stażu, należy przyjąć wymiar 26 dni urlopu rocznie.
Urlop proporcjonalny przy zatrudnieniu w trakcie roku
Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie roku kalendarzowego to urlop należy ustalić proporcjonalnie do okresu przepracowanego u tego pracodawcy zgodnie z art. 155¹ i 155²a Kodeksu pracy.
Art. 155¹ § 1 pkt 1 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
Wymiar urlopu ustalamy na podstawie art. 155²a k.p.
1. Przy ustalaniu wymiaru urlopu na podstawie art. 155¹ i 1552 kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2.
2. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.
3. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
Przykład:
Pracownik legitymuje się stażem pracy przekraczającym 10 lat, a zatem przysługuje mu urlop wypoczynkowy w rocznym wymiarze 26 dni.
Został zatrudniony u nowego pracodawcy od dnia 17 lipca 2025 r. i pozostawał w zatrudnieniu do końca roku kalendarzowego. W takiej sytuacji urlop należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w 2025 r.
Przy obliczeniach uwzględnia się miesiące: lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad oraz grudzień. Ponieważ niepełny miesiąc kalendarzowy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, lipiec liczy się jako cały miesiąc.
Oznacza to łącznie 6 miesięcy zatrudnienia.
Wyliczenie przedstawia się następująco:
1/12 × 6 miesięcy × 26 dni = 13 dni
Pracownikowi przysługuje zatem 13 dni urlopu wypoczynkowego u tego pracodawcy, przy założeniu, że wcześniej w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał urlopu w wymiarze mającym wpływ na rozliczenie proporcjonalne.
Podsumowanie
Praca za granicą może mieć bezpośredni wpływ na uprawnienia pracownicze w Polsce, w szczególności na wymiar urlopu wypoczynkowego. Każdy przypadek wymaga analizy dokumentów oraz prawidłowego ustalenia stażu pracy. W wielu sytuacjach już samo zaliczenie zagranicznego zatrudnienia powoduje nabycie prawa do 26 dni urlopu.
Dla pracodawców oznacza to konieczność rzetelnej weryfikacji dokumentacji pracownika już na etapie zatrudnienia, aby uniknąć późniejszych sporów i korekt kadrowo-płacowych.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).
