Godzina rozpoczęcia pracy wydaje się pojęciem oczywistym. W praktyce jednak odpowiedź na pytanie, od kiedy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, nie zawsze jest jednoznaczna.
Czy czas pracy rozpoczyna się z chwilą przekroczenia bramy zakładu, odbicia karty przy wejściu, a może dopiero po zajęciu stanowiska pracy?
Choć mogłoby się wydawać, że różnica kilku minut nie ma większego znaczenia, w rzeczywistości może ona przesądzić o prawidłowym rozliczeniu czasu pracy, naliczeniu wynagrodzenia, ocenie ewentualnego spóźnienia, a nawet o zasadności rozwiązania umowy o pracę. Dlatego zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni znać podstawowe zasady wynikające z Kodeksu pracy oraz orzecznictwa sądów.
Czym właściwie jest czas pracy?
Punktem wyjścia jest art. 128 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym
czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
Wbrew powszechnemu przekonaniu ustawodawca nie uzależnia rozpoczęcia czasu pracy wyłącznie od faktycznego wykonywania obowiązków służbowych. Kluczowe znaczenie ma bowiem pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, a więc gotowość do niezwłocznego wykonywania poleceń służbowych.
Nie każda minuta spędzona na terenie zakładu będzie zatem czasem pracy, ale również nie można automatycznie przyjmować, że czas pracy rozpoczyna się dopiero z chwilą zajęcia stanowiska pracy. Każdy przypadek wymaga analizy okoliczności konkretnego stosunku pracy.
Co oznacza pozostawanie w dyspozycji pracodawcy?
Przyjmuje się, że pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy wtedy, gdy znajduje się w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy i jest gotowy do niezwłocznego podjęcia obowiązków zgodnie z poleceniami pracodawcy. Oznacza to, że o rozpoczęciu czasu pracy nie zawsze decyduje moment uruchomienia maszyny, zalogowania się do komputera czy zajęcia miejsca przy biurku. Znaczenie mogą mieć również takie okoliczności jak obowiązek przejścia przez kontrolę bezpieczeństwa, odbiór niezbędnego wyposażenia, przebranie się w odzież roboczą wymagane przepisami BHP czy konieczność przemieszczenia się po rozległym terenie zakładu pracy.
Granica pomiędzy przygotowaniem do pracy a samym czasem pracy nie zawsze jest wyraźna, dlatego każda sytuacja powinna być oceniana indywidualnie.
Należy jednak pamiętać, że organizacja zakładu pracy nie może automatycznie obciążać pracownika. Jeżeli sposób zorganizowania przedsiębiorstwa powoduje konieczność pokonania znacznej odległości od wejścia do stanowiska pracy, ocena momentu rozpoczęcia czasu pracy wymaga znacznie głębszej analizy niż wyłącznie odczytania godziny pojawienia się przy stanowisku.
W postanowieniu z 21 maja 2025 r., sygn. I PSK 155/23, Sąd Najwyższy wskazał, że:
czasem pracy pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych.
Podobne stanowisko wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 24 września 2020 r., sygn. III PK 38/19. Sąd podkreślił, że:
czasem pracy jest również czas, który pracownik musi poświęcić na przemieszczanie się po terenie zakładu pracy w celu wykonania kolejnych czynności pracowniczych wynikających z nałożonych na niego obowiązków.
Dlaczego prawidłowe ustalenie czasu pracy jest tak istotne?
Błędne określenie momentu rozpoczęcia czasu pracy może prowadzić do szeregu konsekwencji prawnych.
Dla pracownika może oznaczać zarzut naruszenia obowiązków pracowniczych, zastosowanie kar porządkowych, utratę części wynagrodzenia czy nawet rozwiązanie umowy o pracę.
Z perspektywy pracodawcy nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy lub przyjęcie błędnych zasad jego rozliczania może skutkować odpowiedzialnością finansową, sporami sądowymi, a także zakwestionowaniem podejmowanych decyzji kadrowych.
Czy regulamin pracy może inaczej określać moment rozpoczęcia pracy?
Wewnętrzne regulacje obowiązujące u pracodawcy, takie jak regulamin pracy, procedury ewidencji czasu pracy czy zasady korzystania z systemów wejścia i wyjścia, mogą doprecyzowywać organizację pracy.
Nie mogą one jednak być mniej korzystne dla pracownika niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.
Oznacza to, że pracodawca może określić zasady rejestracji obecności czy sposób potwierdzania rozpoczęcia pracy, ale nie może w ten sposób wyłączyć z czasu pracy okresów, które zgodnie z przepisami i okolicznościami danej sprawy powinny być do niego zaliczone.
Podsumowanie
Pozornie niewielka różnica kilku minut może mieć doniosłe skutki prawne. Prawidłowe ustalenie momentu rozpoczęcia czasu pracy wymaga analizy przepisów Kodeksu pracy, regulacji obowiązujących u pracodawcy oraz konkretnych okoliczności wykonywania obowiązków służbowych.
Jeżeli mają Państwo wątpliwości dotyczące rozliczania czasu pracy, zasad ewidencji czasu pracy lub oceny zgodności działań pracodawcy z przepisami prawa pracy, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. Kancelaria Król Mazurek wspiera zarówno pracowników, jak i pracodawców w rozwiązywaniu sporów z zakresu prawa pracy, pomagając znaleźć rozwiązania zgodne z obowiązującymi przepisami oraz ograniczające ryzyko kosztownych postępowań sądowych.
