Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisuje się do ewidencji oświadczeń, jeżeli cudzoziemiec jest obywatelem Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy i będzie wykonywał pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu – na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej.
Z wejściem w życie ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Polski, zmieniły się zasady składania oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Poniżej zostały zaprezentowane najistotniejsze zmiany.
Ważne! Mimo zmiany przepisów, wzory oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi pozostają niezmienne do czasu wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych.
Elektronizacja postępowań i procedur
Od 1 czerwca 2025 r. polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi składa oświadczenie o powierzeniu pracycudzoziemcowi, wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl.
Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi należy skierować do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsca stałego pobytu lub zameldowania na pobyt stały pracodawcy w przypadku osoby fizycznej.
Należy pamiętać, że wszelkie wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, dokumenty i pisma oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów dołączane w systemie teleinformatycznym muszą zostać podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Niespełnienie tych wymagań spowoduje, że urząd wezwie wnoszącego do usunięcia braków, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi podmiot powierzających pracę może złożyć, jeżeli łącznie zostaną spełnione poniższe warunki:
- cudzoziemiec, któremu praca ma zostać powierzona jest obywatelem: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy,
- cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium Polski,
- cudzoziemiec będzie wykonywał pracę inną niż uznana przez przepisy za pracę sezonową – na pracę sezonową wymagane jest uzyskanie zezwolenia,
- powierzenie pracy cudzoziemcowi nie będzie dotyczyło pełnienia funkcji w zarządach osób prawnych reprezentacji tych podmiotów,
- okres wykonywania pracy określony w oświadczeniu nie będzie dłuższy niż 24 miesiące,
- dzień rozpoczęcia pracy wskazany w oświadczeniu nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia jego złożenia,
- wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
Niespełnienie powyższych warunków spowoduje, że oświadczenie zostanie pozostawione bez rozpoznania.
Obowiązki podmiotów powierzających pracę w stosunku do Powiatowego Urzędu Pracy
Cudzoziemiec może podjąć pracę, dopiero gdy powiatowy urząd pracy wpisze oświadczenie do ewidencji oświadczeń.
Po wpisaniu przez urząd oświadczenia do ewidencji, podmiot powierzający pracę ma obowiązek poinformować Urząd na piśmie o:
- podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu;
- niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu;
- zakończeniu pracy przez cudzoziemca.
Niedopełnienie przez podmiot powierzający pracę obowiązku powiadomienia urzędu lub przekazanie nieprawdziwych informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy może wiązać się z karą finansową.
Podmiot powierzający pracę ma również obowiązek przekazać kopię umowy podpisanej z cudzoziemcem za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Obowiązek ten wszedł życie z dniem 1 lipca 2025 roku.
Obowiązki podmiotów powierzających pracę w stosunku do Cudzoziemca
Po wpisaniu przez urząd oświadczenia do ewidencji, podmiot powierzający pracę ma obowiązek:
- podpisać umowę z cudzoziemcem na warunkach określonych w oświadczeniu, a wcześniej przedstawić mu tę umowę w sposób i w języku dla niego zrozumiałych (patrz pkt 5 – język umowy);
- poinformować cudzoziemca o prawie wstępowania do związków zawodowych;
- przestrzegać wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników;
- przestrzegać obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów, np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca.
Likwidacja informacji starosty
O końcu tzw. testu rynku pracy pisaliśmy przy okazji omawiania zmian zasad legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców.
Język umowy
Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Wyjątkiem są sytuacje, w których cudzoziemiec przebywając na terytorium Polski, będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną lub prowadził sprawy takiej spółki, albo będzie pełnił funkcję prokurenta.
Jeżeli umowa będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, podmiot powierzający pracę przed podpisaniem umowy ma obowiązek przedstawić cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowywać ją przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca, a także przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Jeżeli umowa jest sporządzona w języku obcym, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego, przez ten sam okres.
Uwaga! Przepisy odrębne mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r., poz. 621).
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
